Règlement de l'épreuve
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Version 1.0
Note : cette version du règlement peut évoluer avec le temps. Si cela devait être le cas, le n° de version changerait et les modifications apparaîtraient en rouge.
La dernière version du règlement sera communiquée à tous les participants le jour de l'épreuve.
Article 1 : Généralités
Les 6 et 24 Hrs VTT de Spa se dérouleront les 13 et 14 septembre 2008 . Le centre névralgique de l'épreuve se situera dans le centre sportif de la Fraineuse à Spa (A.D.E.P.S.). L'entrée du domaine est gratuite (tout comme l'accès aux animations).
Article 2 : Inscription
Une participation de 150 € ( 50 € pour les 6 Hrs ) est demandée à chaque équipe. Ce montant doit être versé avant le 08 septembre 2008 sur le numéro de compte suivant 001-3259990-90 de l'a.s.b.l. GO SPA, Clos des Fauvettes, n° 3 à 4900 Spa, avec la mention « 6 ou 24 Hrs VTT + nom de l'équipe + adresse ».
Le bulletin d'inscription est à renvoyer avant le 08 septembre 2008 à Florence Delsaux, Chemin des Prés, n° 21 à 4900 Spa, à partir du 1 er juin 2008.
Le formulaire d'inscription peut être téléchargé sur notre site internet ou envoyé sur simple demande. L'inscription n'est effective qu'après réception du bulletin d'inscription (dûment complété et signé) ainsi que du paiement sur le compte.
Le nombre d'équipes est illimité.
Ce montant inclut :
• Les frais d'inscription et d'organisation,
• Le paquet cadeau de bienvenue,
• Le prêt d'une tente de type ABL de 3 X 3,40 mètres (uniquement pour les 24 Hrs),
• L'accès aux douches,
• L'accès au Wash Bike,
• L'accès aux animations,
• Le système de chronométrage électronique,
• L'assistance médicale,
• 9 tickets petit-déjeuner (uniquement pour les 24 Hrs) comprenant du jus d'orange, un croissant, un sandwich, du pain, des confitures, du Nutella, du café, du lait, du cacao, des laitages, du fromage,
• 16 tickets boissons (4 tickets pour les 6 Hrs).
Ces tickets ne sont pas nominatifs et peuvent par conséquent être utilisés par d'autres personnes que les concurrents.
Une réduction de 5 € pour les 6Hrs et de 25 € pour les 24 Hrs sera accordée pour toute inscription payée avant la date du 04 août 2008.
Pour les participants des 24 Hrs en solitaire , le prix de l'inscription est de 35 €. Ce montant inclut:
• Les frais d'inscription et d'organisation,
• Le paquet cadeau de bienvenue,
• Le prêt d'une tente de type ABL de 3 X 3,40 mètres (attention : 1 tente pour 2 solitaires),
• L'accès aux douches,
• L'accès au Wash Bike,
• L'accès aux animations,
• Le système de chronométrage électronique,
• L'assistance médicale de la Croix Rouge,
• 1 ticket petit-déjeuner comprenant du jus d'orange, un croissant, un sandwich, du pain, des confitures, du Nutella, du café, du lait, du cacao, des laitages, du fromage,
• 4 tickets boissons.
Une réduction de 5 € sera accordée pour toute inscription payée avant la date du 03 août 2007.
Article 3 : Désistement
En cas de désistement d'une équipe inscrite, un remboursement de 50% de la somme versée est prévu. Si ce désistement à lieu après la date du 4 septembre 2008, aucun remboursement ne sera effectué.
Article 4 : Timing
Vendredi 12 septembre
19h00 à 22h00 : Ouverture du domaine de la Fraineuse en vue de l'installation des équipes. Les participants doivent se présenter au secrétariat de l'épreuve pour la remise des numéros, des bracelets de contrôle, de la puce électronique (chronométrage) et la vérification des inscriptions.
Samedi 13 septembre
Dès 8h00 : Ouverture du Domaine de la Fraineuse en vue de l'installation des équipes.
8h00 - 11h00 : Les participants doivent se présenter au secrétariat de l'épreuve pour la remise des numéros, des bracelets de contrôle, de la puce électronique (chronométrage) et la vérification des inscriptions.
Dès 11h00 : Fermeture définitive du parcours. L'accès aux véhicules est donc interdit dans le Domaine.
12h00 - 12h30 : Briefing obligatoire pour les participants.
12h30 - 13h00 : Essais libres, découverte du parcours.
13h00 : Départ en ligne (style 24 Hrs du Mans) des 6 et 24Hrs. Pas d'ordre de départ.
19h00 : Arrivée de l'épreuve des 6 Hrs.
20h00 : Remise des prix de la course des 6 Hrs.
Dimanche 14 septembre
6h30 à 10h00 : Petit déjeuner pour les participants des 24 Hrs.
13h00 : Arrivée des 24 Hrs.
13h15 : Remise des prix de la course des 24 Hrs.
14h00 - 15h00 : Démontage des tentes et remise des cautions.
Article 5 : L'équipe
Le nombre de participants par équipe est limité à 4 concurrents pour les 6 Hrs et 8 concurrents pour les 24 Hrs. Les équipes peuvent être mixtes. Seules les personnes inscrites pourront prendre part à la course. Chaque concurrent devra, lors de son arrivée dans le Domaine de la Fraineuse, confirmer son inscription au secrétariat avant de commencer à rouler. La confirmation n'est pas obligatoire avant le début de l'épreuve et peut donc se faire à n'importe quel moment. Il est formellement interdit à toute personne non inscrite de participer à l'épreuve. Chaque participant recevra un bracelet qu'il devra porter pendant toute la durée de la course. A tout moment de l'épreuve un contrôle pourra être opéré. En cas de non-respect de cet article, une pénalité de 10 tours sera donnée par la direction de course.
Toute personne inscrite dans une équipe ne pourra changer d'équipe pendant la course sous peine de disqualification de toute l'équipe qu'il renforce.
Article 6 : Age minimum
L'âge minimum des concurrents est fixé à 12 ans accomplis à la date de l'épreuve. Les concurrents non majeurs (moins de 18 ans) devront être encadrés par au moins une personne majeure et présenteront obligatoirement une autorisation écrite et signée des parents (ou du tuteur). Ce document doit être donné par le capitaine d'équipe au secrétariat le jour de l'épreuve. Sans celui-ci, il est strictement interdit aux concurrents mineurs de participer à l'épreuve.
Article 7 : Attestation médicale
Les participants déclarent être en bonne santé et condition physique. Les organisateurs ne peuvent en aucun cas être mis en cause pour un problème de santé survenant durant l'épreuve. Si vous êtes Licencié dans un club, une copie de la licence est demandée. Si vous n'êtes pas licencié, il faut alors nous fournir un certificat médical ou une attestation sur l'honneur dûment remplie et signée attestant de votre aptitude physique à la pratique du VTT. Un exemple d'attestation est téléchargeable sur le site internet ou peut être envoyée sur simple demande. Sans ce document, il est interdit aux concurrents de participer à la course.
Article 8 : Stewards
Pour que l'inscription aux 24 H VTT (uniquement) soit validée, chaque équipe doit désigner obligatoirement une personne majeure, concurrente ou non, qui est mise à disposition des organisateurs durant 2 heures (ou 2 personnes pendant 1 heure), de jour comme de nuit. Le steward veille à la sécurité des concurrents et des spectateurs. Ce steward, dont le nom, l'adresse et le N° de téléphone seront repris sur le bulletin d'inscription, doit se présenter, un quart d'heure avant sa prestation, au secrétariat. Son horaire lui sera communiqué au secrétariat. L'absence du steward au moment défini par les organisateurs entraine pour son équipe, une pénalité de 10 tours. Les solitaires ne sont pas obligés de proposer un steward.
Article 9 : Tente à disposition
Chaque équipe des 24 Hrs a à sa disposition une tente de 3 X 3,40 mètres (non chauffée et sans tapis de sol) qui sera montée par l'organisation et qui sert de stand pour les relais. Il n'y a pas de tente pour les participants aux 6 Hrs mais une zone de relais est réservée.
Le démontage est prévu le dimanche dès 14h00. Après vérification de la tente par un inspecteur de la Communauté française, chaque équipe doit démonter et replier sa tente. Il faut absolument attendre la présence d'un membre de l'organisation qui conseillera l'équipe pour le pliage.
Les équipes qui apportent leur propre matériel de chauffage doivent se munir d'un extincteur en ordre de validité. Le matériel est contrôlé et l'organisation se réserve le droit de refuser son utilisation si celui-ci présente un danger. L'extincteur doit être présenté à l'arrivée au secrétariat.
Cette année, toutes les tentes seront situées sur le terrain de football ainsi que dans la ligne droite à côté du chapiteau. Le placement des équipes est géré uniquement par le secrétariat (Florence Delsaux : 0473/57.58.44) et est prévu avant l'épreuve. Toute demande particulière lui sera transmise et nous y répondront favorablement dans la mesure du possible. Si plusieurs équipes demandent le même emplacement, c'est le premier qui est en ordre d'inscription (formulaire et paiement) qui est prioritaire.
Article 10 : Electricité
La tente possède un éclairage sur lequel vous pouvez prendre de l'électricité (raisonnablement). Il faut prendre votre propre allonge électrique.
La présence de groupe électrogène n'est plus acceptée.
Article 11 : Caution
Une caution de 125 € par équipe (50 € pour un solo et pour les participants aux 6 Hrs) sera versée au secrétariat avant l'épreuve. Elle sert à couvrir les dégâts éventuels aux plaquettes numérotées, puce électronique et tentes. Elle est restituée à la fin de la manifestation, après la remise de la preuve du bon état de la tente ainsi que de la puce électronique et des plaques.
Nous demandons une attention toute particulière au nettoyage des abords immédiat de la tente à la fin des 2 épreuves. Toute détérioration du matériel sera facturée à l'équipe responsable.
Article 12 : Eclairage du VTT obligatoire
Sur ordre de la direction de course, l'éclairage deviendra obligatoire. Nous imposons un feu lumineux de couleur blanche, de bonne qualité, qui sera fixé à l'avant du vélo. Un feu lumineux de teinte rouge ou orangée, est demandé à l'arrière du vélo. En cas de non fonctionnement de ceux-ci, les organisateurs peuvent prendre la décision de ne plus comptabiliser les tours. Une partie importante du parcours emprunte les bois et est donc partiellement ou totalement dépourvue d'éclairage. Nous vous conseillons vivement une lampe supplémentaire sur le casque.
Un bon éclairage fait souvent la différence pendant la nuit !
Article 13 : Conformité du VTT
Chaque membre d'équipage peut participer avec son propre vélo de type VTT exclusivement (pas de vélos de route ou cyclo-cross). Les vélos doivent être conformes aux normes de sécurités et en parfait état de marche. Les organisateurs se réservent le droit de vérifier les vélos à n'importe quel moment de la compétition. Si un responsable constate un danger sur le vélo, il le signalera à l'équipe, qui devra y remédier. Si les modifications ne sont pas faites sur le champ, les organisateurs peuvent procéder à une mise hors course.
Article 14 : Casque obligatoire
Le port du casque est obligatoire pendant toute la durée de l'épreuve (6 et 24 Hrs). Après un avertissement, les tours réalisés sans casque ne seront plus comptabilisés.
Article 15 : Matériel de contrôle
Chaque équipier reçoit une plaque (qui devra être placée sur le guidon) reprenant le numéro de l'équipe. Ce matériel est remis au secrétariat et doit rester visible durant toute la durée de l'épreuve. Le port de la plaque est obligatoire au même titre que le bracelet et le casque. Après un avertissement, la direction de course peut prendre la décision de ne plus comptabiliser les tours si cette règle n'est pas respectée.
Article 16 : Enregistrement des tours
L'enregistrement des tours se fait à différents endroits du parcours (au moins deux endroits) via un système électronique utilisant une puce électronique fixée sur le vélo (dans la gourde). Lors du passage du concurrent sur les tapis de contrôle, les données contenues dans la puce sont enregistrées par l'ordinateur.
Un classement est établi et communiqué en direct, sur un panneau d'affichage ainsi que sur un écran situé dans le chapiteau.
La puce sera installée dans une gourde par les membres de l'organisation. Il est donc essentiel que chaque vélo soit muni d'au moins un porte gourde pour le passage des relais. Le porte gourde doit se trouver à moins de 1 mètre de la surface du sol . Il est donc primordial que le porte gourde soit de bonne qualité afin d'éviter la perte du bidon (et de précieuses minutes) pendant la course.
Article 17 : Relais
Pour les 6 Hrs, les relais doivent se faire obligatoirement devant l'espace désigné aux équipes par l'organisation.
Pour les 24 Hrs, les changements de coureurs doivent s'effectuer en face de la tente de l'équipe à qui le vélo appartient, sans mettre en danger les autres concurrents.
Il est strictement interdit d'effectuer son relais en dehors de la zone définie au risque de voir l'équipe disqualifiée. Aucune équipe ne peut se faire aider par un véhicule, motorisé ou non. La fréquence des relais est laissée à l'appréciation des participants.
Article 18 : Concurrent en difficulté
Le concurrent se trouvant en difficulté sur le parcours (crevaison, casse mécanique,
) peut rejoindre sa tente comme il le désire mais doit impérativement en informer la direction de course au poste de chronométrage sous peine de pénaliser son équipe de 3 tours.
Article 19 : Parcours
Les différentes équipes s'engagent à respecter le parcours défini (+/- 4,5 Km). Il est rubalisé et sécurisé. Le non-respect de cet article (constaté par l'organisation) annule le tour entrepris. Si récidive, une mise hors course de l'équipe est prévue sans contestation possible.
Des commissaires de course seront, à certains moments, présents sur le parcours.
Article 20 : Conduite dangereuse
Toute conduite jugée dangereuse par la direction de course est, après un avertissement préalable, sanctionnée par un « Stop en Go ». Chaque participant doit respecter les injonctions des stewards présents sur le parcours tout en respectant également les autres participants, les organisateurs et les spectateurs.
Article 21 : Pénalités
Seule la direction de course peut pénaliser une équipe soit par un « Stop and Go » (arrêt obligatoire pendant un temps défini), soit par un ou plusieurs tours de pénalité, soit par une mise hors course et ce, sans contestation possible. En cas de litige, seule la direction de course est habilitée à trancher.
Article 22 : Résultats
En plus d'être diffusés en direct sur écran, les résultats sont affichés toutes les heures dans le chapiteau. Le classement se fait en fonction du nombre de tours couverts par l'équipe et de l'ordre d'arrivée dans le dernier tour.
Article 23 : Prix
Une coupe sera attribuée :
• à la première équipe des 6Hrs,
• aux 3 premières équipes des 24 Hrs,
• au 1 er participant « en solitaire » des 24 Hrs,
• à la première équipe dames des 24 Hrs,
De nombreux lots (dont pour 2500 € de matériel VTT) récompenseront les équipes lauréates des 6 et 24 Hrs. Nous mettons tout en uvre pour récompenser l'ensemble des équipes participantes aux 6 et 24 Hrs.
Un tirage au sort, réalisé lors de la remise des prix des 24Hrs, permettra également à plusieurs personnes de repartir également avec des cadeaux supplémentaires.
Article 24 : Assurances
L'inscription ne comprend pas votre assurance personnelle. Il est vivement conseillé à chaque concurrent d'être protégé par une assurance familiale, voire par une assurance individuelle pour vous couvrir en cas de chute, de blessure ou de dégâts causés à autrui par exemple. Aucune action ne peut être menée contre les organisateurs en cas d'accident.
Article 25 : Non responsabilités des organisateurs
Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas d'accidents mais également en cas de vols, pertes, casses, dégradations etc
du matériel des participants.
Chaque équipe veillera entre autre au contenu de sa tente.
Article 26 : Fair-play
Il est à rappeler que cette manifestation est à la fois sportive, festive et conviviale. Le fair-play des concurrents et des équipes dans les gestes et les paroles est vivement souhaité. Tout écart peut être sanctionné par les directeurs de course.
Article 27 : Boire ou conduire
Les participants s'engagent à ne pas conduire en état d'ébriété et à ne pas mettre en danger l'organisation de la course et la sécurité des autres concurrents. La direction de course se réserve le droit d'intervenir le cas échéant.
Article 28 : Restauration
Des boissons et de la petite restauration (chaud et froid) sont vendues par l'organisation pendant toute la durée de l'épreuve. Toute vente par des personnes étrangères à l'organisation est interdite. Les organisateurs se réservent le droit de contrôle.
Le dimanche, de 1h00 à 6h00 du matin, la vente de boissons sous le chapiteau est interrompue.
Il est permis d'apporter sa propre nourriture. Si vous le souhaitez, un barbecue géant est à votre disposition.
Article 29 : Service de secours
Un service de secours est présent sur le circuit pendant le déroulement de l'épreuve. Il intervient gratuitement pour des petits soins.
L'intervention éventuelle d'un médecin ou de l'ambulance est à charge de la personne blessée.
Article 30 : Publicité
La publicité sur les vélos et/ou les vêtements est acceptée. Tout autre support publicitaire devra au préalable avoir reçu l'aval des organisateurs.
Article 31 : Reconnaissance du parcours
Les reconnaissances du parcours dans le domaine sportif de la Fraineuse sont tolérées. Nous demandons simplement de respecter le domaine et de faire attention aux personnes qui s'y promènent. Une série de photos, présente sur notre site internet, donne une idée du parcours.
Article 32 : Véhicules dans le domaine
L'accès aux véhicules, dans le domaine de la Fraineuse, n'est accepté que jusqu'au samedi 8 septembre 11h00 ( dernier délai ). Aucun véhicule ne peut donc se trouver à côté de la tente ou sur le parcours.
Seuls les caravanes et mobiles home qui ne bougent pas pendant les 24 Hrs peuvent accéder à un emplacement situé à 200 mètres du centre névralgique de l'épreuve.
Tous les autres véhicules doivent trouver un emplacement de parking en dehors du Domaine de la Fraineuse. Le secrétariat pourra vous renseigner plusieurs endroits de parking proches du circuit.
Article 33 : Logements
Une zone bien définie vous permettra de camper à proximité du centre névralgique. Vous devez venir avec votre propre matériel de camping. Il n'y a pas d'électricité prévu et les groupes électrogènes ne sont plus acceptés.
A condition de nous avoir prévenu, il est possibilité de venir avec une caravane ou un mobile home. Un emplacement est prévu avec un minimum d'électricité. Vous devez prendre vos propres allonges électriques. Il est absolument interdit de prendre du courant sur les bâtiments existants ou sur les guirlandes de l'organisation.
Il est enfin possible de louer, à prix démocratique, un des 16 chalets du Domaine de la Fraineuse.
Article 34 : Amendements
Le directeur de course se réserve le droit de prendre toutes les dispositions qu'il juge nécessaire à la sécurité et au bon fonctionnement de l'épreuve.
Article 35 : Conclusion
Par son inscription, tout participant déclare avoir pris connaissance du règlement et s'engage à en respecter les articles de la façon la plus stricte.
L'inscription du participant dégage de ce fait les organisateurs des 6 et 24 Hrs VTT de Spa et les responsables du Domaine de la Fraineuse (ADEPS), de toute responsabilité, tant civile que pénale.
Je soussigné, Mr/Mme
.. capitaine de l'équipe
... déclare que tous les membres de mon équipe ont lu et accepté les conditions reprises dans ce règlement et en acceptent tout les points.
Date :
...
Signature :
